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Microsoft Flow – praktische Anwendung

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Logische Workflows mit Microsoft Flow

Bei Office365 gibt es ja neben den klassisches Diensten je nach Vertrag sehr viele kleine Helferlein dazu, wie Bookings, PowerBI, Planner, Sway, etc. u.U. auch Flow!

Mit Flow kann man Hintergrundarbeiten starten, z.B. wenn ein Mail mit einem bestimmten Inhalt ankommt, den Anhang z.B. auf OneDrive oder Dropbox zu speichern.

Das haben wir nun konkret bei uns nutzen können. Wenn unser MS Navision ein pdf-Dokument erstellt und dieses abspeichert, wird dieses PDF im [accantum] analysiert, abgelegt und archiviert. Zusätzlich – damit wir die höhere Sicherheit und Bequemlichkeit des SharePoints benutzen, wird nun durch Flow jedes PDF in den richtigen Ordner im SharePoint abgelegt.

Mit Flow lassen sich viele Prozesse automatisieren, fragen Sie uns!

Allgemeine Infos finden Sie hier.

Neu bei Office365: MyAnalytics

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Bei Office365 wird jetzt eine neue Funktion freigeschalten, die sich MyAnalytics nennt und Ihnen helfen soll, Ihren Arbeitsalltag besser zu verstehen und ggf. zu optimieren.

MyAnalytics analysiert Ihren Tagesablauf anhand Ihrer Mailaktivität und Ihren Kalendereinträgen (eine Anwendung von Machine Learning) und kann Ihnen daraus wertvolle Tipps und Aufschlüsselungen geben, womit Sie und Ihr Team Zeit verbringen. Alle diese Daten bleiben bei Ihnen und sind nur für Sie einsehbar. MyAnalytics liefert Ihnen zwei wichtige Erkenntnisse zu Ihrer Produktivität: wie Sie Ihre Zeit verbringen und mit wem. Es wird genau aufgeschlüsselt, wie viel Zeit Sie für Besprechungen, E-Mails, konzentrierte Arbeit und nach Feierabend investieren. Sie sehen, mit wem Sie häufig oder eher selten zusammenarbeiten, wie schnell Sie E-Mails lesen und beantworten, und wie viel Zeit Sie insgesamt aufwenden.

Im persönlichen Dashboard von MyAnalytics erfahren Sie, wie viel Zeit Sie für sich oder im Team arbeiten. Mit dem Add-In für Outlook können Sie Statistiken zur Reichweite und Wirkung Ihrer E-Mails direkt in Outlook empfangen.

Sie können diesen Dienst optional zu Ihrem Office365 Abo dazuerwerben. Beim Plan E5 ist diese Funktion automatisch freigeschalten.

Anbei ein Beispiel:

 

Office365 erweitert durch Planner

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Microsoft erweitert die Office365 Palette kontinuierlich, im Laufe der letzten Monate sind Sway, Delve, Yammer, Clutter, Groups, PowerBI, Flow, ein neues Admin Portal, ein neues Security & Comliance Modul, die Skype for Business Integration, noch mehr OneDrive for Business Speicher und jetzt neu, der Planner – ein Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool – hinzugekommen.

Wir werden in den nächsten Ausgaben dazu berichten, bei Interesse fragen Sie uns.

Den Planner, mein neues Lieblingstool, möchte ich kurz besprechen:

Im Outlook haben Sie unterhalb Ihres Posteingangs sicherlich schon die neuen Gruppen gesehen, da legen Sie Ihr Team oder Ihre Teams an. Gehen Sie im Browser auf https://tasks.office.com und melden Sie sich mit Ihrem Office365 Benutzernamen und Kennwort an (das merkt sich der Browser meist sowieso).

Nun, der Rest ist selbsterklärend, Aufgaben können einzelnen zugewiesen werden, mit einem Plan kann man mehrere Aufgaben mit mehreren Personen zusammen bearbeiten.

Planner

 

 

 

 

 

 

 

Sehr schön sieht man auch eine Übersicht über die Aufgaben:

Planner1