Office-Suite: größeres Update

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Das Juli-Update für die Microsoft Office 2016 bringt in allen Office-Programmen verschiedene nützliche Neuerungen:

3D Unterstützung:

Die Office-Programme Word, Excel, PowerPoint und Outlook bekommen Unterstützung für 3D-Objekte. Diese können in Dokumente eingefügt und bearbeitet werden, man kann sie z.B. kippen, drehen oder in der Größe verändern. Nähere Infos hier.

Automatisches Speichern:

Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien, die in OneDrive abgelegt sind, werden nun automatisch während der Bearbeitung gespeichert, so dass keine Änderung mehr verloren geht. In Office Online war das schon länger der Fall.

Gleichzeitiges Bearbeiten von Excel-Dateien:

Tabellen können (bisher nur in Excel Online möglich) – unter der Voraussetzung, dass die Datei in OneDrive gespeichert ist – von mehreren Usern gleichzeitig bearbeitet werden.

Weitere Neuerungen:

In Word, Excel, PowerPoint und Outlook erhalten sehbehinderte Nutzer nun Audio-Unterstützung in Menüs und Funktionen.

In Word wird LaTeX in mathematischen Gleichungen unterstützt.

Outlook zeigt bei der Empfänger-Auswahl das zugehörige Kontaktbild an.

Dateien, die Outlook als Cloud-Anhang gesendet wurden, lassen sich per Drag&Drop auf den PC herunterladen.

Änderungen, die von anderen Nutzern an einer PowerPoint-Präsentation vorgenommen wurden, lassen sich gezielt nachverfolgen.

Der Designer in PowerPoint wurde um neue Vorschlagsfunktionen erweitert.

 

Der Rollout wird in den kommenden Wochen erfolgen, den Office-Insidern (bzw. den Ungeduldigen) steht die Version 1707 (Build 8326.2033) im Slow Ring jetzt schon zur Verfügung.

Quelle: Microsoft

Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung

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Am 25.5. 2018 tritt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung in Kraft, die einen Schutz der personenbezogenen Daten für alle EU-Bürger vorsieht, unabhängig vom Standort. Damit betrifft diese sicherlich so ziemlich jedes Unternehmen in Österreich.

Die neue EU-DSGV beinhaltet aber nicht nur Phrasen wie „Der Schutz der Daten wird empfohlen“, sondern ganz konkrete Maßnahmen und Anweisungen, die überprüfbar sein müssen. Bei Nichteinhaltung drohen tlw. drakonische Strafen und es wird auch keine Übergangsfristen wie bei der Einführung der Registrierkassenpflicht geben. Der positive Effekt ist aber, dass viele Maßnahmen gleichzeitig auch die IT auf einen neuen Level heben, der durchaus auch im Sinne der Unternehmen und nicht nur der Personen ist.

Wir erarbeiten gemeinsam mit einer Rechtsanwaltskanzlei nun einen Maßnahmenkatalog, den wir Ihnen – unseren Kunden, im Rahmen einer Informationsveranstaltung Ende September, Anfang Oktober vorstellen wollen. Wir haben dann noch mehr als ein halbes Jahr Zeit, mit Ihnen gemeinsam das Ziel zu schaffen – EU DSGV konform zu werden (und zu bleiben)!

Hier ein paar wichtige Links:
https://www.datenschutz-grundverordnung.eu
https://www.microsoft.com/de-de/trustcenter/privacy/GDPR

 

Neu bei Office365: MyAnalytics

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Bei Office365 wird jetzt eine neue Funktion freigeschalten, die sich MyAnalytics nennt und Ihnen helfen soll, Ihren Arbeitsalltag besser zu verstehen und ggf. zu optimieren.

MyAnalytics analysiert Ihren Tagesablauf anhand Ihrer Mailaktivität und Ihren Kalendereinträgen (eine Anwendung von Machine Learning) und kann Ihnen daraus wertvolle Tipps und Aufschlüsselungen geben, womit Sie und Ihr Team Zeit verbringen. Alle diese Daten bleiben bei Ihnen und sind nur für Sie einsehbar. MyAnalytics liefert Ihnen zwei wichtige Erkenntnisse zu Ihrer Produktivität: wie Sie Ihre Zeit verbringen und mit wem. Es wird genau aufgeschlüsselt, wie viel Zeit Sie für Besprechungen, E-Mails, konzentrierte Arbeit und nach Feierabend investieren. Sie sehen, mit wem Sie häufig oder eher selten zusammenarbeiten, wie schnell Sie E-Mails lesen und beantworten, und wie viel Zeit Sie insgesamt aufwenden.

Im persönlichen Dashboard von MyAnalytics erfahren Sie, wie viel Zeit Sie für sich oder im Team arbeiten. Mit dem Add-In für Outlook können Sie Statistiken zur Reichweite und Wirkung Ihrer E-Mails direkt in Outlook empfangen.

Sie können diesen Dienst optional zu Ihrem Office365 Abo dazuerwerben. Beim Plan E5 ist diese Funktion automatisch freigeschalten.

Anbei ein Beispiel:

 

OneDrive for Business

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Von mobilen Geräten auf Firmendaten zugreifen und Dokumente mit anderen gleichzeitig bearbeiten – OneDrive for Business macht es möglich!

OneDrive for Business bitte nicht verwechseln mit dem persönlichen Onlinespeicher OneDrive,  den Sie im Rahmen eines Microsoft-Kontos oder über Outlook.com erhalten haben.

Mit OneDrive for Business können Sie Ihre Arbeitsdateien speichern, synchronisieren und dann von jedem Gerät (Smartphone, Tablet oder einem anderen Computer) damit arbeiten. Alle Ihre Dateien sind privat, sofern Sie sie nicht für andere freigeben.

Synchronisiert wird über eine App. Danach können Sie direkt in Ihrem Dateisystem arbeiten und auch auf Ihre Dateien zugreifen, wenn Sie offline sind. Sollten dabei Probleme auftreten, einfach die Synchronisierung der Bibliothek beenden und dann erneut starten oder dies in einem Schritt in der „Reparatur“ ausführen.

Den Ordner auf Ihrem Computer in dem Sie die synchronisierte Bibliothek ablegen wollen, können Sie selbst bestimmen. Sie können direkt von Office aus mit Ihren Dateien arbeiten, ohne in einem Browser Ihre Office 365-Website öffnen zu müssen. Die Dateien in OneDrive for Business können ebenso kopiert, verschoben, umbenannt und gelöscht werden, wie die Dateien in Ihrem Dateisystem.

Teamarbeit:

Für von Ihnen bestimmte Personen können sie Dateien direkt aus OneDrive oder aus Office freigeben. Diese Personen können bei der Freigabe auch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn man das Hakerl dafür setzt. Die E-Mail-Nachricht sendet einen Link zu dem freigegebenen Dokument. Sie können diese Berechtigung später für jede beliebige Person ändern.

In Office Online können Sie eine Datei gleichzeitig (nur nicht im selben Absatz) mit Ihren Teamkollegen bearbeiten. Sie sehen in Echtzeit die Änderungen des Mitarbeiters und können darüber auch diskutieren.

 

Die vielen Möglichkeiten des OneDrive for Business und die effiziente Nutzung können wir Ihnen am besten in einem Workshop darbieten – rufen sie uns an oder schreiben Sie uns! Wir werden einen Termin finden, der für Sie am besten passt.